שימוש בביטויים לא מוצלחים ?
השתמשת בביטויים "גבוהים" לאורך כל המצגת (ביטויים שאנשי מקצוע אמורים להכיר, אך לא תמיד בפני אנשי מקצוע).
כל אחד מאתנו התנסה לא פעם בהעברת מצגת בפני קהל. זו הדרך הטובה ביותר להעביר מסר מורכב לכמה אנשים במקביל. אני יכול לנחש (לא עברתי קורס בנבואה) שלפחות בחלק מהפעמים שבהם התכוננת לקראת המפגש או, אפילו במהלכו, נתקלת באחת או יותר מהסיטואציות הבאות:
אם מעולם לא נתקלת באחת הדוגמאות שהובאו לעיל כנראה שאינך זקוק לשירותיי. לאלו שכן נתקלו בהן ורוצים עצה או סיוע מקצועי מומלץ להמשיך לקרוא.
המצגת נועדה לשרת אותך. לא להיפך! זה כלל שנשמע נורא בנאלי, אך רבים וטובים אינם מיישמים אותו והולכים שבי אחר האינטואיציה המובילה אותם לכך שהקהל ממוקד במצגת ומפספס לגמרי אותם ואת הרעיון שהם רוצים לבטא בפניו. למעשה, מרבית העצות שאביא כאן יסייעו לך להיות במרכז. להלן כמה עצות חשובות שאם תיישמן – תזכה למחיאות כפיים מתוך הערכה (ולא מתוך נימוס בלבד):
אני טוען שהמציג חייב להיתפס כאיש מקצוע מול מי שניצב מולו. תאר לך סיטואציה בה אתה יושב מול הדירקטוריון של הארגון וממליץ על שינוי מהותי בתפיסת הלקוח. רצוי שמי שיאזין לך יקבל את הרושם שאתה איש מקצוע ועצתך שווה יותר מזו של אדם מן השורה. מילים מקצועיות פה ושם (אל תגזים כי אתה עלול לאבד את הקהל) – יסייעו לך בכך מאוד. דבר נוסף שיסייע לך הוא שילוב תרשים פשוט וקל להבנה המבטא את הרעיון שלך. לדוגמא: עמודות המשוות בין נתוני הכניסה לאתר תיירותי בשנים שונות. התמונה חוסכת מהצופה לזכור בעל פה נתונים ובמבט קצר "מתרגמת" לו את מה שאמרת בעל-פה. גרף פשוט או תרשים יהפכו אותך למקצוען.
הכנתי עבורך מצגת המרכזת את הטיפים החשובים ביותר עבור מי שמתעתד להכין מצגת, היא דוגמא למצגת שלא מומלץ להציג בפני אחרים בשל אריכותה ומורכבותה. היא מיועדת למי שמתעתד להכין מצגת שתותיר רושם רב על אחרים – אבל לא לאותם אחרים.
לצפייה במצגת לחץ על התמונה או כאן
לא ניתן לקבוע מסמרות בעניין זה כי לעיתים, משך ההצגה ארוך, אך בד"כ מומלץ לא לעבור את ה- 8-10 שקופיות במהלך 20-25 דקות של הצגה. גם אם השקופיות מאוד ממוקדות, העברתן מעייפת את הקהל (זה פסיכולוגי). לא מומלץ, אפוא, להגזים עם מספר השקופיות.
הימנע תמיד מכתיבת טקסטים ארוכים! כל הרעיון הוא שיש משפט קולע וקצר שהקהל רואה ואז מסיט את המבט מהמצגת ועובר להביט בך!
טקסטים ארוכים יגרמו לך נזק כפול: הראשון – אתה כנראה תקריא את מה שכתוב על המסך – אין משעמם מכך את הקהל. השני – כולם ינסו לעקוב אחר הטקסט שאתה מקריא ויאבדו כל קשר עין איתך. יהיה לך מאוד קשה לזהות תמיהה או התלהבות בקהל ולהתייחס ישירות לאדם שמולך ולנושא שבגינו הובעה ההתפעלות או התמיהה.
אני יודע שזה קשה ושרוב המרצים נכשלים בכך, אך אין בכך כדי לגרום לתופעת הדיבור למצגת להיות נכונה. עבור על המצגת כמה פעמים לפני המפגש ודאג שיהיה בידיך עותק מודפס של הקופיות. בכל שקופית ציין בכתב ידך הערות או נושאים שתרצה לפתח בעל-פה מול הצופים.
בוודאי קרה לך שבמהלך הצגת המצגת נזקרה לעברך שאלה. נאלצת לקטוע את רצף הדיבור ונתת מענה. מישהו מהצופים ביקש שתחזור על השאלה כי לא שמע אותה. בקיצור… יכולתך להעביר את הרעיון באופן רציף וקוהרנטי נקטעה. אני ממליץ בכל לב שבמידה ונשאלת שאלה במהלך דבריך תאמר שהשאלה מצויינת ושתתייחס אליה בהמשך. כדאי, אגב, להתייחס אליה בקצרה בהמשך. רק במקרים נדירים בהם השאלה מהותית ניתן להתייחס אליה באופן מיידי. בדרך זו לא תאבד את היכולת להעביר רעיון באופן קוהרנטי ולא תאבד חלק מהקהל.