הקלות הרבה שבה מועברים מסרים בעידן המודרני מציבה עמותות וארגונים בפני משימה לא קלה: להשיב או להגיב באופן ענייני ומהיר לכל פונה. במרבית הארגונים ממונה אחד העובדים להיות "המשיב" ואכן, במרבית המקרים די בכך. אבל… לא אחת מתקבלת פניה רגישה הדורשת התייחסות מיוחדת וניסוח זהיר. לעיתים, אין מדובר בפניה כי אם דווקא בצורך להציג את עמדת הארגון ביחס לסיטואציה שעלתה לכותרות. במקרים כאלה מומלץ מאוד להיעזר באיש מקצוע המתמחה בביטוי רעיונות באמצעות כתיבה מקצועית. את המידע בנוגע לעמדת הארגון הרשמית תספק הנהלת הארגון, אך את הביטוי הנכון לעמדה זו ינסח איש המקצוע.

סיוע מקצועי נדרש גם במקרים של מכתבים רשמיים שיש להעביר לא אחת לגופי ממשל או לתורמים וכד'. במקרים אלה יש לשקול כל מילה ולהתנסח בזהירות על מנת להביא בפני הממוען את ה"תמונה" שאנו מעוניינים להעביר.