תכנית עבודה משקפת תהליכים ויעדים הנדרשים להוצאה לפועל של פרויקט, מיזם או כל פעילות הדורשת תכנון וביצוע מוקפד. רבים נוטים לחשוב שתכנית העבודה מיועדת בעיקר עבור גורמים מחוץ לארגון: גורמי רגולציה כגון רשות החברות, רשויות המדינה השונות, משקיעים ותורמים המעוניינים לבחון את תמיכתם בארגון ועוד. הצגת תכנית עבודה או פרוגרמה לגורמים חוץ-ארגוניים נעשתה נפוצה בעידן המודרני – הרבה יותר מבעבר. אם בעבר די היה בפגישת עבודה עם תורם פוטנציאלי בה הוצגו האפיקים לניצול תרומתו בעל פה, הרי שבימינו השתנו כללי המשחק: לא עוד "דיבורים" כי אם הצגת תכנית סדורה המבטאת ניצול אופטימלי של התרומה. מעטים הם התורמים המוכנים לתרום סכום גדול ולסמוך על הארגון שיעשה בו את "הדבר הנכון". תורמים, אגב, יכולים להתחלף ברשויות המדינה, קרנות וכד' – לכל אלה מאפיינים דומים, בסופו של דבר, בכל הנוגע לדרישתם לוודא כי קיימת תכנית סדורה לניצול תמיכתם בכל היבט. באופן דומה, ניתן לומר כי "הארגון" המודרני אינו חייב להיות קונגלומרט. גם עמותה קטנה וגם יזם עצמאי נכנסים לקטגוריית ה"ארגון" בהקשר של הצורך בהצגת תכניות עבודה סדורות.

חשוב להדגיש שתכנית עבודה אינה מיועדת לגורמים חוץ-ארגוניים בלבד, אלא, אולי, בראש ובראשונה דווקא עבור גורמים פנים- ארגוניים: מקבלי החלטות, קובעי מדיניות ולא פחות חשוב מכך – אנשי המקצוע האמונים על ביצוע התכניות בתוך הארגון. תכנית העבודה מסייעת לפרוט את תהליך העבודה על שלביו השונים תוך הצגת הפרמטרים לבחינת הצלחתו. כאשר מתייחסים לתכניות עבודה ברצינות הראויה, בחינתן מאפשרת למנהל לקבל החלטה מושכלת ולבקר את שלבי הביצוע בצורה מדוקדקת. תכנית עבודה מאפשרת, אפוא, סדר עבודה נכון ובחינה של מדדי ההצלחה. זה הוא כלי פנטסטי עבור הארגון.

כאשר אני מסייע למנהלים בכתיבת תכניות עבודה אני מגלה שעצם העבודה עימם משקפת להם תהליכים או נושאים שלפני כן לא היו מודעים להם. למעשה, הכתיבה של התכנית "מאלצת" את המנהל "להתעמת" עם רעיונותיו ועם המטרות שהציב ופעמים רבות הוא מגלה שעליו לערוך שינויים אלו ואחרים. תכנית העבודה, אם כן, היא כלי משמעותי עבור כל מנהל והיא זו המאפשרת לו לראות את התמונה המלאה, על אף שטרם החלה העבודה בפועל.