מתכננים לחדש את אתר הבית שלכם? העצות הללו יעזרו לכם לעשות סדר בתהליך

רגע לפני שאתם נכנסים לתהליך של הקמת אתר בית חדש – עצרו רגע וודאו שאתם מוכנים לכך ומכירים את שלבי העבודה. זה עשוי לחסוך לכם הרבה עוגמת נפש, טירחה והוצאות מיותרות.

במהלך החודשים האחרונים פנו אליי לא מעט מנהלי ארגונים בבקשה לקחת חלק בגיבוש התוכן עבור אתרי האינטרנט שבנו.

פייר? כבר בראשית התהליך כמעט כולם הפכו אותי לסוג של יועץ ארגוני – עוד הרבה לפני שהגיע שלב גיבוש התוכן וכתיבתו. מסתבר ש"להרים" אתר חדש זו משימה ממש לא קלה והיא מלווה בלא מעט לבטים ובהרבה "סדר" שצריך לעשות.

כדי לסייע לכם בתהליך הקמת אתר חדש – קבלו כמה טיפים מועילים שיחסכו מכם הרבה כאב ראש בהמשך. שנתחיל?

אלה הפנים שלכם – אל תחפפו

אתר בית רשמי הוא חובה בימינו לכל ארגון שמכבד את עצמו ומעוניין לייצר תדמית רצינית ומקצועיות.

הקפידו שתכני האתר יבטאו את מי ומה שאתם ואל תתפתו למלא אותו בטקסטים שיווקיים מידי. עברית צחה תוסיף לכם הרבה נקודות, בעיקר אם הכתיבה תהיה קולחת ותשדר את מי שאתם. ברור לכם שאם באתר האקדמיה ללשון עברית יהיו שגיאות כתיב זה לא…טוב, נדמה לי שהנושא הובהר.

די פשוט, לא? אז למה זה בכל זאת מסתבך…

זה מסתבך כי רוב המנהלים נוטים לדלג על שלבים הכרחיים או לבלבל ביניהם – מה שמוליד כאוס גדול בהמשך, לא מעט תסכולים והרבה הוצאות לא צפויות. אפרט בקצרה איך אני רואה את השלבים הנכונים של יציאה לפרויקט כזה – לא חייבים להסכים איתי, אבל אני די דבק בהם.

• הגדרת המטרות שלשמן אנו מקימים את האתר – אל תתפתו לזרוק את המשימה לאנשי המדיה או למנהל מחלקה זו או אחרת. מדוע? על פי רוב הוא יגדיר את המטרות לפי צרכיו ולא בהכרח לפי צרכי הארגון כולו. אנשי המדיה, למשל, יכולים להיות מאוד בקיאים בעולם הדיגיטלי, אבל ממש לא בעולמות התוכן שלכם. בחרו מנהל פרויקט מתוך הארגון שיש לו זווית רחבה, היכרות מעמיקה עם פעילותכם ולא פחות חשוב מכך – יחסי אנוש מעולים עם כל שאר המנהלים בארגון.
• גיבוש הנושאים שיבוטאו באתר ויתנו מענה למטרות שהוגדרו בשלב הקודם. כרגע אין צורך לחשוב על "איך הם יופיעו באתר" ומה תהיה החלוקה הויזואלית. רק לקבל החלטה על הנושאים ולהביאה לאישור מנהל בכיר ש"רואה את התמונה המלאה".

השלב  הנ"ל הוא שלב שרבים מן הארגונים מדלגים עליו. ומה התוצאה? אפיון שגוי / חלקי של האתר שבהמשך הדרך דורש תיקונים ופינג-פונג ממושך – בכל הרמות.

טיפ חשוב: השלב הזה הוא האהוב עליי. הרבה פעמים אני נאלץ להחזיר אליו ארגון עמו אני עובד שהגיע למבוי סתום. ולמה זה שלב כה אהוב עליי? כי בארגונים רבים קיים קושי ליישם אותו, מה שדורש ממני לשבת עם כל אחד מהמנהלים, לדלות ממנו את המידע על פעילותו ומה חשוב לו שנבטא באתר, מה יחסי הגומלין בין תחומי הפעילות השונים ועוד. את כל המידע אני מתמצת ו"על הדרך" מייצר לארגון חומר יקר-ערך שמהווה בסיס לפרסומים, לקליטת עובדים, להגדרת גבולות גזרה של כל מנהל ועוד. זה כיף גדול!

כשסוף סוף, יש לארגון מידע מסודר "על עצמו" – יכול המנהל לקבל החלטה מה חשוב לו לבטא באתר ומה לו. איזו נחת!

הבהרה: יש ארגונים שעושים את השלב הזה מצוין בכוחות עצמם – מעולה! האמת – הכי טוב!

• בהנחה שכבר בחרתם חברת עיצוב אתרים איכותית – זה השלב לשבת איתה ועם המאפיין מטעמה ולאפיין בפרוטרוט את הצרכים, הרצונות, הפונקציות באתר ועוד.

חברות רציניות יכולות לסייע לכם באפיון נכון של האתר וגם להציע לכם אנשי תוכן מעולים. אבל… וזו נקודה קריטית: בקשו המלצות ובדקו עבודות ספציפיות של אנשי המקצוע שיוצעו לכם. פעמים רבות לחברה מסוימת חוזקה ספציפית וכל היתר יהיה "בינוני". אל תתפשרו! הכתיבה לא מוצאת חן בעיניכם? חפשו כותב תוכן כלבבכם. יש רבים וטובים. שימו לב שיש כותבי תוכן המתמחים במגזר השלישי, כאלה שטובים בשפה "מכירתית", שיווק מוצרים ועוד. אם לקחתם את הכותב הלא נכון – זו בעיה.

אני, למשל, מתמחה בכתיבת תכנים לעמותות ולארגונים רשמיים ובביטוי רעיונות הדורשים "תיווך" בין-מגזרי. אם יפנו אליי לכתיבת אתר למכירת מוצרי ספא – סביר שאמליץ על מישהו אחר. למה? כי זו פשוט לא השפה שאני מתמחה בה וממש לא תחום שמעניין אותי…

• אפיינתם? מברוק! אשרו את הסקיצות לאחר שערכתם סיעור מוחות קצר וצאו לדרך עם העיצוב. אה…לא לצאת לפני אישור של הסקיצות.
• יש כבר עיצוב בסיסי? כעת גשו לתהליך הכתיבה. אל תתעצלו – תהליך הכתיבה דורש פינג-פונג וכימיה מעולה. מנו אדם אחד!!! בארגון שעובד מול כותב התוכן וכך תקבלו תהליך יעיל ושפה אחידה של האתר. זה חשוב!
• אל תגזימו… אפשר להעיר על כל קוצו של יוד. זה יתיש בעיקר אתכם. מזכיר לכם שאנו במאה ה- 21. שינויי טקסט באתר אינם דורשים חקיקה באבן. די פשוט לעשות fine tuning בהמשך וחבל לעצור כל רגע אם לא מדובר במשהו מהותי.
• עולים לאוויר: יש עיצוב? יש תכנים כתובים? סחתין! ( את זה לא כותבים באתר, כמובן ? ).
• תחזוקת האתר – אופס, לא חבל?! השקעתם המון משאבים באתר איכותי. אין אתר שלא צריך לעדכן ברמה זו או אחרת. ומה עושים כולם? ממנים מזכירה או אדם בארגון שמוסיף טקסטים "כשצריך". והתוצאה? אי-סדר בטקסטים, שפה שונה שאינה תואמת את מה שכבר נכתב, שגיאות ומי יודע מה עוד. עשו לעצמכם טובה – מנו אדם בעל יכולות כתיבה מוכחות וכושר ביטוי עשיר. תמיד עדיף מתוך הארגון, אבל אם כזה בנמצא – אתרו אחד כזה. השקעה קטנה ששווה הרבה.

מאחל לכם הצלחה גדולה!

יחיאל | לכל זמן ועט – מבטאים עבורך רעיון | www.ideaexpress.co.il