תשקיף מנהלים – כלי רב עצמה לייעול ארגוני

תשקיף מנהלים הוא כלי ניהולי פשוט אך רב-עצמה. הוא נועד לסייע לכם לקרוא נכון את התנהלות "השטח" ולהציף נקודות כשל (אני מעדיף לקרוא להן נקודות אתגר) שאם נטפל בהן נצליח לשפר את התפקוד ואת "התוצר" שאנו אמורים לספק. הוא גם יציף נקודות רבות לשימור ולטיפוח – אלה לא פחות חשובות עבורנו ועבור עובדינו.

לארגונים גדולים המעוניינים לבחון את התנהלותם באופן נרחב אני ממליץ לפנות ליועץ ארגוני מומחה. "תשקיף המנהלים" שאני מציע נועד להוות חלופה לייעוץ ארגוני דווקא בארגונים קטנים או כאשר מדובר במחלקות ספציפיות בתוך ארגונים. התשקיף הוא תוצר "פנימי" של הארגון ולאחר הכנתו מאפשר למנהל לקבל החלטות בצורה אובייקטיבית ושקולה. הוא עשוי לחסוך לכם זמן רב, תסכול והוצאות ביחס לכלים אחרים הקיימים בשוק וחשוב מכך! הוא מאפשר לכם להוביל תהליך פנימי ולשתף את עובדיכם.

תשקיף מנהלים – למה זה טוב?

כל מנהל מניע תהליכים שונים – אין זה משנה אם מדובר בתהליכי שירות, פיתוח, רווחה ועוד מאות תהליכים אפשריים. כדי להניע תהליכים ביעילות יש צורך בזרימה שוטפת שלהם וזו משימה לא פשוטה כלל ועיקר. היא דורשת נהלים או SLA לפיו עובדים, ביצוע מוקפד שאינו גורם לחריקות, הבנה של כל גורם מה תפקידו ומה מצופה ממנו, דרכי ביצוע נכונות ועוד. אני בטוח שכל אחד מכם מעלה כעת בדעתו אינסוף נקודות בהן עובר התהליך אותו הוא מנהל.

ובכן… כאשר למנהל אין תמונה ברורה ומגובשת של ההתנהלות "בשטח" וכאשר אינו מקבל "היזון חוזר" מעובדיו באופן יעיל הוא עשוי לחשוב שהכל בסדר. רבים מאיתנו סבורים שהכל מתנהל על מי מנוחות חרף העובדה שרבים מעובדינו מתוסכלים, חרף העובדה שאנו מבזבזים משאבים מיותרים וחרף העובדה שהתוצר שאנו מספקים אינו מיטבי. פעמים שאנו מצביעים על נקודות כשל שאינן מהותיות ומטפלים בהן ללא צורך. קיימים מקרים רבים בהם ישנם תהליכים מצוינים שאיננו יודעים שעלינו לטפח. זה קורה לכל מנהל. אבל אם אתם מרגישים שאצלכם זה קורה יותר מידי – היעזרו במודל התשקיף הארגוני שאני מציע לפני שאתם יוצאים לתהליך גדול של ייעוץ ארגוני.

כל מה שנדרש זה רצון טוב מצדכם ומצד עובדיכם ואדם (מתוך הארגון) בר-סמכא שיש לו כושר ניסוח, יכולת הפשטה של תהליכים והגיון בריא (ואם אין אדם כזה שאתם סומכים עליו תמיד תוכלו להיעזר באנשי מקצוע מהתחום בו אני עוסק – אבל האמינו לי – במרבית המקרים הוא נמצא אצלכם).

תקציר על 'תשקיף':

• התשקיף מאפשר לכם לראות תמונה מורכבת – "צילום מסך" של המחלקה והתפקוד
• הוא מציף נקודות לשיפור / שימור / התייחסות
• הוא מאפשר לעובדים לבטא את תחושותיהם ולסייע לכם "מהשטח"
• אתם מובילים את התהליך ולא אדם חיצוני – טבעי ומאפשר לכם לבטא את כישוריכם כמנהלים המכירים היטב את הארגון בו אתם עובדים
• מחזק את האמון של העובדים בכם ובארגון
• חוסך "הון" ביחס לתהליך של ייעוץ ארגוני.

אז… איך עושים את זה?

אתן לכם את ההכוונה ואת השלבים לביצוע התשקיף – אתם תגלו שזה פשוט מאוד לביצוע. ממליץ לכם לנסות גם אם אינכם בטוחים – ניתן רק להרוויח מהתהליך ובלבד שאתם משקפים נכונה לעובדיכם את מטרתו. לאלה מכם המעוניינים אשמח לשלוח נספח ובו חלקים נבחרים מתשקיף שהכנתי ליחידה קטנה מתחום הרפואה – ייתן לכם כיוון לפשטות של התהליך.

שלב א' – איתור "משקף"

בחרו באדם מתוך הצוות שעליו אתם סומכים ושיש לו ראייה מרחבית ויכולת הבנה של כלל התהליכים במחלקה. לאדם זה חשוב שתהיה יכולת של כתיבה מקצועית ויכולת תמצות. הסבירו לו שתפקידו לשבת עם העובדים ולקבל את התמונה שהם רואים לנגד עיניהם (זו נקודה מהותית!!! כל המודל מתבסס על נקודות מבט שונות מזו שלכם)

שלב ב' – מפגש עם כלל העובדים שאת דעתם את/ה מעוניין להכיר

במפגש זה יוצג התהליך בפני העובדים שייקחו בו חלק והם יתבקשו להקדיש זמן לצורך גיבוש התהליך "הנכון" כפי ראות עיניהם. מומלץ לבקש מהם להכין תרשים פשוט בו מופיעים כל השלבים הנדרשים לביצוע המשימה ולציין נקודות "בדרך" הדורשות התייחסות / מחשבה. יהיה מצוין אם יציינו איך הם היו מייעלים את אותן נקודות. עליהם לחשוב על נהלים, הנחיות, "מי עושה מה" ובעצם – כל שעולה על דעתם. במהלך הימים הקרובים יתקיימו עמם פגישות. ממליץ להגיש להם "דוגמא" שבלונית של תשקיף כדי שיבינו מה מצופה מהם.

שלב ג' – ישיבות אישיות

האדם שנבחר מטעמכם להוביל את התהליך יקבע פגישה של כשעה וחצי- שעתיים עם כל אחד מן העובדים שדעתם חשובה לכם (כן… זה המקום להתעלות על עצמכם ולזמן גם עובדים שאתם בטוחים שחושבים אחרת).

בישיבה על נציגכם להקשיב, להבין ולתעד את תרשימי הזרימה והתהליכים שמציגים בפניו העובדים ולחדד נקודות שעולות ודורשות ליבון (חשוב להבין את ההיגיון בבסיס ההמלצות השונות של העובד). כאשר ייפגש הנציג עם העובד הבא יציג לו נקודות שעלו במפגשים הקודמים כדי ללמוד מה דעתו לגביהם.

שלב ד' – יצירת תשקיף תמציתי

מחלקות שונות מתפקדות באופנים שונים ולכן בשלב זה ייתכן ותקבלו מספר תשקיפים – כל אחד רלוונטי לתחום עשייה מסויים. אם מדובר במחלקה בה קיים תהליך סינרגטי (כמו ביחידה בבית חולים, למשל) – עליכם לקבל תשקיף אחד כולל.

התשקיף יכלול:

1. הצגה גרפית של התהליך (קלה להבנה)
2. ציון נקודות הדורשות התייחסות במהלך התהליך – כולל הצעות של העובדים (ייתכן שכמה עובדים יעלו את אותה נקודה ויציעו פתרונות שונים)
3. טבלה ובה תחומי האחריות של העובדים השונים הרלוונטים לתהליך – כפי שרואה אותה העובד
4. שונות.

שלב ה' – הצגת התוצאות בפני המנהל ע"י נציגו לתהליך

שלב זה דורש העמקה, שכן כאן יעלו השיקולים השונים, הרעיונות והתהליכים הדורשים התייחסות. אם קיימת רגישות בצוות, אין צורך להזכיר שמות וכד'. כמו בכל ארגון, סביר שתגלו בשלב זה שישנם עובדים שחושבים אחרת לחלוטין מכם ואם "ההגה" היה בידיהם היו מנהלים בדרך שונה מזו שבחרתם. זה לא תמיד קל לעיכול, אבל, אם תצליחו להתעלות על תחושותיכם האישיות – תרוויחו המון. בסוף כולנו אנשים.

שלב ו' – אינטגרציה וקבלת החלטות

שלב זה הינו המשמעותי ביותר והוא דורש את שיקול דעתך כמנהל. החלטה יכולה להיות גם ללמוד נושא לעומק, לשוחח עם עובדים לצורך למידה ועוד.

שימו לב!

כן… הכלי הזה מהווה סוג של ייעוץ ארגוני בזעיר אנפין, אך אני מאמין שמנהלים שעושים בו שימוש נכון יקבלו תוצאות טובות ויצעידו את הארגון / המחלקה קדימה. אל תתפשרו על הנציג שיוביל עבורכם את התהליך – הוא המפתח. אם אין לו יכולת ביטוי מילולית, יכולת תמצות, הבנה והיגיון – קחו אדם אחר. הקפידו לבחור עובד ששאר חבריו לא יירתעו ממנו ושימרו על שקיפות מלאה לאורך כל התהליך. היו כנים עם עובדיכם וספרו להם שאינכם יכולים להבטיח "ניסים" אבל אתם מבטיחים בכנות לנסות לשפר ולייעל.

אגב, אם עובדיכם יצביעו על כך שמבחינה מקצועית הכל מצוין, אלא, שחסרה להם אווירה טובה וכד' – אל תתעלמו מכך.

מאחל לכם הצלחה רבה. אם תרצו שאעביר לכם קובץ סכמתי של איך נראה תוצר של תשקיף (חלקי) – כתבו לי ואשלח בשמחה.

בהצלחה,

יחיאל

www.ideaexpress.co.il